Dlaczego coraz więcej firm rezygnuje z własnego księgowego?
Jeszcze kilkanaście lat temu większość firm w Olsztynie miała księgową na etacie. Dziś coraz więcej przedsiębiorców — nie tylko małych, ale i średnich — decyduje się na outsourcing księgowości. Czyli oddanie tej funkcji zewnętrznemu biuru rachunkowemu.
Dlaczego? Bo w wielu przypadkach to po prostu lepsze rozwiązanie — tańsze, bezpieczniejsze i wygodniejsze. Ale nie w każdym. W tym artykule rozkładamy temat na części: kiedy outsourcing się opłaca, kiedy nie i na co zwrócić uwagę przy wyborze.
Ile kosztuje księgowy na etacie?
Zanim porównamy opcje, policzmy. Księgowy na etacie w Olsztynie to koszt:
- Wynagrodzenie brutto — 5 500–8 000 zł (w zależności od doświadczenia i zakresu)
- Składki pracodawcy — ok. 20% brutto, czyli 1 100–1 600 zł
- Urlop — 20-26 dni płatnych dni, kiedy nie pracuje (ale płacisz)
- Zwolnienia lekarskie — przez 33 dni płacisz 80% wynagrodzenia
- Szkolenia — przepisy się zmieniają, księgowy musi się dokształcać
- Oprogramowanie i narzędzia — licencja programu księgowego: 200–500 zł/mies.
- Miejsce pracy — biurko, komputer, drukarka
Realny koszt księgowego na etacie to 8 000–12 000 zł miesięcznie. I to przy jednej osobie, która wie wszystko — od KPiR, przez pełną księgowość, po kadry i płace. W praktyce jedna osoba rzadko ogarnia wszystko na najwyższym poziomie.
Ile kosztuje outsourcing?
Koszty biura rachunkowego zależą od zakresu, ale orientacyjnie:
- KPiR + VAT — 400–800 zł/mies.
- KPiR + kadry (do 5 pracowników) — 700–1 200 zł/mies.
- Pełna księgowość — 1 000–2 500 zł/mies.
- Pełna + kadry + płace — 1 500–3 500 zł/mies.
Nawet w najbardziej rozbudowanym wariancie outsourcing jest 2-3 razy tańszy niż etat. A w standardowej małej firmie? 3-5 razy tańszy.
Co zyskujesz na outsourcingu?
1. Ciągłość obsługi. Twój księgowy na etacie jedzie na urlop, choruje, zwalnia się. I co wtedy? W biurze rachunkowym zawsze jest ktoś, kto przejmie Twoją dokumentację. Terminy nie czekają na powrót z urlopu.
2. Zespół zamiast jednej osoby. W biurze rachunkowym pracuje kilka–kilkanaście osób. Specjalista od kadr, specjalista od VAT, ktoś od pełnej księgowości. Masz dostęp do kompetencji zespołu, nie do wiedzy jednej osoby.
3. Aktualna wiedza. Biuro rachunkowe musi śledzić zmiany w przepisach — to jego core business. Szkolenia, konferencje, aktualizacje oprogramowania — to wszystko jest po stronie biura, nie Twojej.
4. Odpowiedzialność i ubezpieczenie. Profesjonalne biuro rachunkowe ma obowiązkowe ubezpieczenie OC. Jeśli popełni błąd — odpowiada finansowo. Księgowy na etacie odpowiada tylko w ograniczonym zakresie (do trzykrotności wynagrodzenia).
5. Skalowalność. Zatrudniasz 5 nowych pracowników? Biuro rachunkowe po prostu doliczy kadrę do obsługi. Nie musisz zatrudniać drugiego księgowego.
Kiedy outsourcing NIE jest dobrym pomysłem?
Uczciwie — są sytuacje, gdy własny księgowy ma sens:
- Bardzo duża firma — powyżej 50-100 pracowników, z setkami dokumentów dziennie. Wtedy wewnętrzny dział finansowy jest uzasadniony.
- Specyficzna branża — np. producent z rozbudowaną rachunkowością zarządczą, raportowaniem dla grupy kapitałowej, transfer pricing.
- Potrzeba „na miejscu” — jeśli Twoja firma wymaga codziennej obecności księgowego (np. kasa fiskalna, obsługa magazynu, rozliczenia dzienne).
Ale nawet w tych przypadkach wiele firm łączy oba modele — własny dział + zewnętrzne biuro do określonych zadań (np. kadry lub roczne rozliczenia).
Na co zwrócić uwagę przy wyborze biura?
Skoro outsourcing to oddanie kluczowej funkcji firmy na zewnątrz, warto wybrać dobrze. Kluczowe kryteria:
- Ubezpieczenie OC — sprawdź, czy biuro ma polisę i na jaką kwotę
- Doświadczenie w Twojej branży — nie każde biuro zna każdą branżę
- Stały opiekun — czy masz konkretną osobę do kontaktu, czy infolinię
- Komunikacja — jak szybko odpowiadają, czy są dostępni, kiedy potrzebujesz
- Transparentna cena — co jest w pakiecie, co dodatkowo, jakie limity dokumentów
- Oprogramowanie — czy pracują na profesjonalnym systemie, czy dostaniesz dostęp online do swoich danych
Jak wygląda przejście?
Zmiana na biuro rachunkowe to nie rewolucja. Standardowy proces:
- Spotkanie i omówienie zakresu współpracy
- Podpisanie umowy i upoważnień (UPL-1 do urzędu skarbowego, pełnomocnictwo ZUS)
- Przekazanie dokumentacji z poprzedniego okresu
- Ustalenie sposobu dostarczania dokumentów (skan, mail, odbiór osobisty, program online)
Najlepiej zmianę zaplanować na początek miesiąca lub kwartału. Początek roku to idealny moment, ale nie jedyny.
Podsumowanie
Outsourcing księgowości to nie kwestia mody — to racjonalna decyzja biznesowa. Dla większości małych i średnich firm w Olsztynie biuro rachunkowe jest tańsze, bezpieczniejsze i wygodniejsze niż etatowy księgowy. A kiedy przepisy zmieniają się co roku (a czasem co kwartał) — warto mieć po swojej stronie zespół, który to śledzi na co dzień.
W Biurze Rachunkowym MB obsługujemy firmy od 2001 roku. Jeśli zastanawiasz się nad outsourcingiem księgowości — porozmawiajmy. Pokażemy, ile zaoszczędzisz i jak wygląda współpraca w praktyce. Bez zobowiązań.
Powyższy artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi doradztwa podatkowego. W indywidualnych sprawach zalecamy konsultację z księgowym lub doradcą podatkowym.